راهنمای کامل خرید سفارشات در سال 2023

با رشد کسب و کار شما ، سیستم های پردازش خرید گاه به گاه احتمالاً مانند آنها کار نمی کنند که تجارت شما کوچک باشد.

فاکتورها در اثر شکاف ها قرار می گیرند ، تیم بازاریابی شما بیش از حد نشان می دهد ، و این باعث ایجاد مشکلات بیشتر از آن می شود.

با سفارشات خرید - و سیستمی برای ردیابی آنها - به زودی تیم خود را به مسیر خود باز می گردانید.

در این مقاله ، ما همه چیزهایی را که شما باید در مورد سفارشات خرید در سال 2023 بدانید ، پوشش خواهیم داد. ما خواهیم دید که سفارشات خرید ، نحوه ایجاد یک و نحوه توسعه سیستم سفارش خرید که باعث می شود تجارت شما به راحتی کار کند ، خواهیم دید.

سفارش خرید چیست؟

سفارش خرید یک توافقنامه قانونی الزام آور است که در آن یک شرکت موافقت می کند تعداد مشخصی از کالاها یا خدمات را از یک شرکت دیگر با قیمت معینی خریداری کند.

خریداران سفارش خرید را ایجاد می کنند و آن را برای فروشنده ارسال می کنند. سپس فروشنده با شرایط سفارش خرید موافقت می کند و سفارش را برآورده می کند.

سفارشات خرید به خریداران و فروشندگان کمک می کند تا سفارشات و معاملات خود را ردیابی و مدیریت کنند. آنها همچنین به تضمین موجودی کافی کمک می کنند و اطمینان حاصل می کنند که ادارات تحت بودجه باقی می مانند.

سفارش خرید در مقابل فاکتور

سفارشات و فاکتورها 2 بخش از همان فرآیند هستند ، بنابراین می توان آنها را گیج کرد. با این حال ، یک تفاوت اساسی بین این اسناد وجود دارد.

سفارش خرید توسط خریدار برای درخواست کالا یا خدمات ایجاد می شود. فاکتور توسط فروشنده برای درخواست پرداخت همان کالاها ایجاد شده است.

به عبارت دیگر ، یک سفارش خرید به طور معمول روند خرید بین 2 شرکت را آغاز می کند. فاکتور در یک نقطه بعدی خواهد آمد.

از آنجا که بخش های زیادی برای خرید وجود دارد ، بدون توجه به اینکه شما یک خریدار هستید یا یک فروشنده ، یک فرایند سفارش خرید را توسعه دهید. به این ترتیب ، شما می توانید یک روش اصلی برای ردیابی سفارشات خرید و سایر اسناد مهم داشته باشید.

چه سفارش خرید باید شامل شود؟

در حالی که یک فرم سفارش خرید استاندارد جهانی وجود ندارد ، بیشتر سفارشات خرید شامل بسیاری از اطلاعات مشابه است.

هنگامی که سفارشات خرید را برای تجارت خود ایجاد می کنید ، خواه برای اولین بار یکی را ایجاد کنید یا الگویی را برای استاندارد سازی فرایند سفارش خرید خود ایجاد می کنید ، حتماً اطلاعات زیر را درج کنید:

• تاریخ
• شماره سفارش خرید
• نام و آدرس شرکت شما
• نام و آدرس فروشنده یا فروشنده
• جزئیات سفارش محصول ، مانند کمیت ، SKU و غیره
• کل قیمت و سفارش
• شرایط پرداخت ، مانند تحویل یا قبل از حمل و نقل

برخی از تأمین کنندگان همچنین ممکن است فرم سفارش ویژه یا اطلاعات دیگری را بخواهند.

هنگامی که سیستم سفارش خرید خود را توسعه می دهید ، می خواهید اطلاعات خاص فروشنده را در یک مکان مرکزی پیگیری کنید تا هر کسی که در خرید باشد بتواند به این اطلاعات دسترسی پیدا کند.

با استاندارد سازی فرم سفارش خرید شرکت و نیازهای فروشنده پیگیری ، شما با کارآمدتر و مؤثر تر کار خواهید کرد.

در نظر بگیرید که کارمندان تا 2 ساعت در هفته به دنبال دانش هستند - و می توانید با نگه داشتن تمام اطلاعات خرید خود در یک مکان ، آن زمان از دست رفته را کاهش دهید.

4 نوع سفارش خرید

همه سفارشات خرید برابر نیستند.

در حقیقت ، 4 نوع سفارش خرید مختلف وجود دارد که می توانید از آنها برای کارآمدتر با فروشندگان یا تأمین کنندگان خود استفاده کنید.

در اینجا یک تفکیک سریع انواع سفارشات خرید که می توانید در فرآیند خرید خود استفاده کنید آورده شده است:

• سفارش خرید استاندارد به صورت مورد نیاز برای محصولات یا خدمات ارسال می شود.
• قبل از نیاز به محصولات برای کمک به خریداران و فروشندگان پیش بینی نیازها و بودجه های آینده خود ، سفارش خرید برنامه ریزی شده به خوبی ارسال می شود.
• سفارش خرید پتو شامل سفارشات متعدد یا در حال انجام در ازای قیمت گذاری تخفیف از تأمین کننده است. از آنها می توان برای خرید چندین نوع محصول یا خرید عمده استفاده کرد.
• سفارش خرید قرارداد مشابه سفارش خرید برنامه ریزی شده است اما رسمی تر است. این شامل یک قرارداد قانونی الزام آور است که توسط هر دو طرف برای تعیین شرایط رابطه خریدار/فروشنده امضا شده است.

انواع مختلفی از سفارشات خرید بسته به نیاز شما یا فروشندگانی که برای کار با آنها انتخاب می کنید ممکن است برای تجارت شما بهتر کار کند.

اگر از انواع مختلفی از سفارشات خرید استفاده می کنید ، به راهی برای مشخص کردن آنها در سیستم سفارش خرید خود نیاز دارید. در روز دوشنبه.

ما نکات بیشتری را برای ایجاد یک سیستم سفارش خرید که در بخش بعدی برای شما مفید است ، پیش می رویم.

5 نکته برای ایجاد یک سیستم سفارش خرید مؤثر در سال 2023

با تمام این اطلاعات برای تیم تدارکات شما - یا هر کس دیگری که نیاز به خرید چیزی برای شرکت شما داشته باشد - بسیار مهم است که یک فرآیند واضح و مؤثر برای هرگونه خرید از طرف شرکت داشته باشید.

استفاده از نیازهای خرید قبل از ایجاد سفارشات خرید ، روند خرید و تأیید برای شرکت شما را استاندارد می کند.

شما بین ادارات به حداقل و جلو می روید و از خطاهای پرهزینه ناشی از سفارشات خرید نادرست یا تأیید نشده جلوگیری می کنید.

از همه مهمتر ، نیازهای خرید به شما در پیگیری و کنترل بودجه و هزینه در بخش ها کمک می کند. مدیران و سایر کارمندان می توانند بودجه های سطح دپارتمان خود را به طور مستقل مدیریت کنند در حالی که هنوز شامل چک ها و مصوبات سطح بالاتر هستند.

2. سفارشات خرید را با مدیریت موجودی ادغام کنید

هنگام مدیریت سفارشات خرید برای تنظیمات خرده فروشی یا سازمان دیگری که در آن موجودی مهم است ، حتماً سیستم سفارش خرید خود را به سیستم مدیریت موجودی خود وصل کنید.

از طرف دیگر ، شما می توانید هر دو سیستم را در سیستم عامل OS دوشنبه.com ایجاد کنید.

با اتصال سفارشات خرید و مدیریت موجودی ، می توانید بهره وری و کارآیی را در عملیات تجاری خود بهبود بخشید.

از طریق اتوماسیون گردش کار ، می توانید موجودی را هنگام انجام سفارشات خرید ، سفارشات خرید بر اساس سطح موجودی و موارد دیگر به روز کنید.

با استفاده از دوشنبه.

با ادغام تمام ابزارهای خود در یک پلتفرم واحد و استفاده از اتوماسیون گردش کار مانند فناوری ، به کارمندان خود کمک می کنید تا تولیدی و دقیق تر باشند.

آنها همچنین با توجه به 61 ٪ از کارگران می گویند که فناوری به آنها کمک می کند تا احساس ارتباط بیشتری در محل کار داشته باشند ، آنها نیز در ارتباط و درگیر تر باشند.

ادغام ابزار تعداد دفعاتی را که کارکنان مجبور به تغییر ویندوز یا ورود دستی داده ها ، کاهش خطاها و افزایش سرعت هستند ، به حداقل می رساند. ادغام ها همچنین یک منبع حقیقت برای تجارت شما ایجاد می کنند ، بنابراین همه می توانند در زمان مناسب به اطلاعات مناسب دسترسی پیدا کنند.

3. گردش کار سفارش خرید را خودکار کنید

66 ٪ از مشاغل حداقل برای یک عملکرد تجاری از اتوماسیون گردش کار استفاده می کنند و هیچ راه بهتری برای پیوستن به آنها وجود ندارد.

با اتوماسیون گردش کار ، می توانید سفارشات خرید را با سهولت ایجاد و تأیید کنید. شما از وظایف دستی خلاص خواهید شد و سفارشات را در صندوق ورودی شخصی گم می کنید.

در عوض ، شما یک روند خرید سریعتر خواهید داشت. در اینجا فقط چند مورد وجود دارد که می توانید برای خرید کارآمدتر از همیشه به صورت خودکار انجام دهید:

• ایجاد سفارش خرید بر اساس موجودی
• یادآوری برای تأیید سفارش خرید
• سفارشات خرید مکرر برای پر کردن مجدد عرضه
• تأیید سفارش خرید بر اساس بودجه ، موجودی یا سایر معیارها
• ارسال سفارشات خرید به ذینفعان مختلف در فرآیند تأیید یا تهیه

یکی دیگر از مزایای بزرگ خودکار کردن قطعات فرآیند خرید شما ، اطمینان از تأیید کلیه سفارشات خرید شما با توجه به همان معیارها است. آنها باید یک فرآیند تعریف شده را دنبال کنند که در آن هیچ چیز در شکاف ها قرار نمی گیرد.

4- یک الگوی سفارش خرید سفارشی بسازید

قوام در مدیریت فرآیندهای تجاری شما بسیار طولانی است - به ویژه هنگامی که نوبت به خرید سفارشات می رسد.

به همین دلیل برای استاندارد سازی فرم های خود در سراسر سازمان به یک الگوی سفارش خرید سفارشی نیاز دارید.

همچنین می توانید برای آن مرحله از فرآیند یک الگوی نیاز خرید ایجاد کنید.

شما می توانید یک الگوی برای فرم ها یا تابلوها را در دوشنبه.com بسازید ، یا یک موجود موجود را تغییر دهید و آن را به عنوان الگویی برای استفاده در آینده ذخیره کنید ، مانند این مثال زیر:

سفارش خرید یا الگوی خرید شما باید متناسب با نیازهای خاص شرکت شما باشد.

به عنوان مثال ، آیا شما کدهای بودجه دپارتمان را برای پیگیری هزینه های گسترده سازمان دارید؟آیا قبل از ارسال سفارش خرید به تهیه یا حسابداری ، به تأیید مدیر نیاز دارید؟تمام این موارد را در الگوی خود بسازید.

سپس الگوی یا فرم سفارش را در یک مکان مرکزی قرار دهید و همه را در فرآیند سفارش خرید آموزش دهید. یک مکان به راحتی در دسترس مهم است - 74 ٪ از افراد پرونده هایی را که با دیگران به اشتراک گذاشته شده اند از دست می دهند.

هنگامی که همه با آنچه برای خرید در محل کار لازم است آشنا شوند ، یک فرایند ساده و مداوم خواهید داشت که ضمن افزایش بهره وری ، خطاها را کاهش می دهد.

5- خریدها و بودجه ها را در یک داشبورد مرکزی پیگیری کنید

این که آیا شما رئیس خرید هستید یا یک مدیر اجرایی سطح C در شرکت خود ، احتمالاً می خواهید تمام سفارشات خرید خود را برای نظارت بر هزینه های شرکت پیگیری کنید.

54 ٪ از رهبران مشاغل به KPI های زمان واقعی دسترسی ندارند و ⅓ یک روز یا بیشتر برای جمع آوری داده ها می گذرانند. در یک شرکت شلوغ ، این باعث می شود ساعت ها وقت و هزینه هدر رفته باشد.

برای کاهش زمان و تلاش هدر رفته ، یک داشبورد مرکزی برای ردیابی سفارشات خرید و نظارت بر بودجه ایجاد کنید.

با ادغام ابزار و اتوماسیون گردش کار در پلت فرم دوشنبه.com ، می توانید داشبورد ایجاد کنید که داده ها را از چندین منبع بیرون می کشد و آن را به روشی منطقی برای تیم خود نشان می دهد.

شما می توانید تعداد خریدهایی را که شرکت شما انجام می دهد ، تعداد سفارشات برآورده شده یا فاکتورهای پرداخت شده و کل بودجه شرکت خود را ردیابی کنید.

در صورت لزوم ، حتی می توانید داشبورد خاص تری برای مدیران و روسای بخش ایجاد کنید تا ضمن حفظ دیدگاه سطح بالا برای مدیران ، هزینه های خود را ردیابی کنند.

مانند الگوی سفارش خرید و سایر قسمت های این فرآیند ، داشبورد شما باید در یک مکان مرکزی و به راحتی قابل دسترسی زندگی کند تا همه در صورت لزوم سرعت داشته باشند.

امروز روند سفارش خرید خود را ساده کنید

سفارشات خرید در سال 2023 به یک سیستم خودکار کارآمد و کارآمد نیاز دارد تا همه چیز به جلو حرکت کند.

ایجاد یک سیستم سفارش خرید در یک بستر مانند دوشنبه.

هنگامی که اتوماسیون گردش کار و ادغام ابزار را اضافه می کنید ، سیستم سفارش خرید خود را نیز کارآمدتر می کنید ، خطاها را کاهش می دهد و بهره وری را در سراسر صفحه افزایش می دهد.